Tussen de velden en vlaggen van de lokale voetbalclub ontmoeten we Mark de Vries (45), de drijvende kracht achter de ledenadministratie van de club. Mark, een voormalige IT-specialist en nu een toegewijde vrijwilliger, heeft de uitdaging op zich genomen om de AVG-richtlijnen binnen de club te implementeren. We spraken met hem over zijn ervaringen, de hobbels op het veld en de uiteindelijke overwinningen.
Spelregels begrijpen
“De AVG was als een nieuwe tegenstander waar we weinig van wisten,” begint Mark. “In het begin was er veel verwarring over wat wel en niet mocht. Mag je nog wel een teamfoto op Facebook zetten? Hoe zit het met de contactlijsten die we delen voor uitwedstrijden?”
Mark legt uit dat het grootste probleem de onbekendheid met de ‘spelregels’ was. “Veel vrijwilligers hadden geen idee waar te beginnen. We hadden lijsten met persoonlijke gegevens die al jarenlang werden doorgegeven en gebruikt.”
Aanpak en oplossingen
Met behulp van het AVG-Programma begon Mark de privacyprocedures te standaardiseren. “We hebben allereerst een privacyverklaring opgesteld en op onze website gepubliceerd. Vervolgens hebben we met het bestuur en de coaches gesprekken gevoerd over het belang van gegevensbescherming.”
Een belangrijk onderdeel was de bewustwording bij de leden en andere vrijwilligers. “We hebben een avond georganiseerd om iedereen te trainen. Daar hebben we het belang van toestemming en veiligheid besproken en wat te doen bij een datalek.”
“Nu hebben we een systeem waarbij alleen de secretaris en ik toegang hebben tot de volledige ledenlijst. Elk team heeft een eigen lijst, maar alleen met wat ze nodig hebben – geen adressen, alleen namen en noodnummers,” zegt Mark trots.
Mark benadrukt dat het werk nooit echt klaar is. “De AVG is een voortdurend proces. Elk seizoen krijgen we nieuwe leden, en het is belangrijk dat we hun gegevens met respect behandelen.”
De AVG is een voortdurend proces
Aftrap voor anderen
Marks advies voor andere verenigingen? “Begin niet op het laatste moment. Zie het als een kans om je club beter te organiseren en je leden te beschermen. En gebruik de hulpmiddelen die beschikbaar zijn, zoals het AVG-Programma. Het kan een hoop tijd en zorgen schelen.”
Met een tevreden glimlach sluit Mark af: “Privacy is net als een goede verdediging; het houdt je sterk en veilig.” Een mooie afsluiter van een gesprek dat laat zien hoe AVG, met de juiste aanpak, geen obstakel hoeft te zijn, maar een versterking van het team.
70% korting voor sportverenigingen
Ben jij lid van de een sportvereniging? Dan krijg je maar liefst 70% korting op AVG-Programma. Je privacy goed geregeld voor €5,50 per maand!
