In vier stappen voldoen aan de AVG

De AVG is een Europese wet die per 25 mei 2018 geldt en gaat om bescherming van persoonsgegevens. Alle organisaties moeten voor de AVG-wet kunnen aantonen dat ze de omgang met persoonsgegevens goed hebben geregeld. De wet eist een inspanning; je moet kunnen aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om de privacy te waarborgen. Daarbij moet je vastleggen wat je hebt gedaan; opschrijven dus. Ook als er iets verandert in je organisatie wat impact heeft op de verwerking van persoonsgegevens, moet je dat vastleggen.

Sinds de invoering geldt in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving. In het Engels wordt deze wet afgekort als GDPR (General Data Protection Regulation). In de praktijk betekent dat onder andere ICT-systemen op orde hebben, beveiliging van computers en telefoons, contracten sluiten met derden over uitwisseling van gegevens en vastleggen wie in de organisatie de persoonlijke gegevens mag inzien en behandelen.

Alles wat je binnen de AVG-wet geregeld moet hebben, is onder te verdelen in vier hoofdgebieden: juridisch, ICT, organisatie en medewerkers. Op elk van deze gebieden moet je zaken regelen. Op juridisch gebied bijvoorbeeld een officiële privacy policy, contracten met je IT-partner en geheimhoudingsverklaringen. Op ICT gebied moet je denken aan o.a. veilige back-ups en virusscanners. Daarnaast moet de organisatie procedures vastleggen, bijvoorbeeld over toegangsbeveiliging en bewaartermijnen. Tot slot moeten alle medewerkers geïnformeerd en opgeleid worden omtrent de wetgeving.

AVG-Programma is een online tool met een overzichtelijk stappenplan inclusief uitlegvideo’s. Het is zo opgesteld dat je geen enkel onderdeel van de AVG-wet vergeet. Geschreven in begrijpelijke taal en zonder moeilijke juridische termen, zodat je het programma zelf voor je eigen organisatie kunt doorlopen.

Om de verplichte vastlegging vanuit de AVG wet makkelijker te maken heeft AVG-Programma een automatische AVG Verklaring. Daarmee heb je dan je AVG werk vastgelegd. Als er niets is veranderd qua privacy in een kwartaal, dan hoef je niets te doen. Is er wel iets nieuws, bijvoorbeeld een nieuwe medewerker of heb je nieuwe software, dan moet je dat vastleggen. De AVG-Verklaringen worden automatisch bewaard in het AVG-Programma en daarmee dus ook je AVG-historie. In geval van een datalek of boete of andere juridische procedures kun je aantonen dat je altijd aan je inspanningen hebt voldaan. Dat gaat in heel veel gevallen voldoende zijn voor de rechter omdat boetes vaak worden opgelegd aan partijen die juist bepaalde AVG-wetgeving overtreden. Dat risico wordt sterk verminderd met de AVG- Verklaring.

Wie geholpen wil worden bij het invullen van het AVG-Programma, kan gratis deelnemen aan de invulsessies.

Het AVG-Programma is een online tool met een overzichtelijk stappenplan inclusief uitlegvideo’s. Aan de hand van de stappen doorloop je alle onderdelen van de AVG. Elke stap heeft een duidelijke uitlegvideo en instructies. Ook de juridische documenten die je nodig hebt zitten erbij. In het AVG-Programma vind je geen ingewikkelde juridische termen, maar makkelijke invulvelden, voorbeelden en modelcontracten. Heb je vragen, dan bel je de helpdesk. Die is inbegrepen in het abonnement.

Door de AVG heb je verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Het opvallende aan de AVG-wet is dat je ook moet vastleggen wat je doet met persoonsgegevens. Met AVG-Programma sla je twee vliegen in één klap: 1. Je doorloopt het stappenplan en geeft direct aan hoe de verwerking van persoonsgegevens in jouw organisatie geregeld is. 2. Als je klaar bent zorgt het programma ervoor dat alles automatisch wordt vastgelegd in jouw persoonlijke AVG-Verklaring.

Elke organisatie is verplicht verantwoording af te leggen over de verwerking van persoonsgegevens wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) daar om vraagt. Dat betekent dat je moet kunnen aantonen dat je zaken zoals rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid hebt vastgelegd. Maar bijvoorbeeld ook dat je de juiste technische en organisatorische maatregelen hebt genomen om persoonsgegevens te beveiligen. Je kunt natuurlijk zelf een document maken waarin je dat beschrijft. Maar als je het AVG-Programma gebruikt, kun je een AVG-verklaring opvragen die automatisch wordt samengesteld op basis van wat je hebt ingevuld. Superhandig!

Nee. Alles wordt in begrijpelijke taal uitgelegd. Mocht je er toch niet uitkomen dan nodigen we je graag uit om deel te nemen aan een van de invulsessies, of te bellen met de helpdesk. Leuk weetje: bij het schrijven van het stappenplan is een kinderboekenschrijver betrokken. Juist om ervoor te zorgen dat het voor iedereen makkelijk te begrijpen is.