Let op: op 15 december a.s. worden de nieuwe AVG-Verklaringen gemaakt en naar je toegestuurd. Wat moet je doen en waarom is dit zo onderdeel zo belangrijk?
Je kunt er niet omheen: de AVG is verplicht en het opvallende aan deze wet is dat je de zaken goed moet vastleggen. Vergelijk het met de ARBO-wet. Daar moet je ook verplicht zaken voor doen. Zo is het ook bij de AVG. Een aantal zaken moet je verplicht regelen (zie AVG-Programma Stappenplan) maar je moet ook vastleggen wat je hebt gedaan. Opschrijven dus.
Om deze verplichte vastlegging makkelijker te maken heeft AVG-Programma een automatische AVG Verklaring. Daarmee heb je dan je AVG werk vastgelegd. Als er niets is veranderd qua privacy in een kwartaal, dan hoef je niets te doen. Is er wel iets nieuws, bijvoorbeeld een nieuwe medewerker of heb je nieuwe software, dan moet je dat vastleggen. De AVG-Verklaringen worden automatisch bewaard in het AVG-Programma en daarmee dus ook je AVG-historie. In geval van een datalek of boete of andere juridische procedures kun je aantonen dat je altijd aan je inspanningen hebt voldaan. Dat gaat in heel veel gevallen voldoende zijn voor de rechter omdat boetes vaak worden opgelegd aan partijen die juist bepaalde AVG-wetgeving overtreden. Dat risico wordt sterk verminderd met de AVG- Verklaring. Tegelijk is het zaak om ook te kijken naar AVG OK. Dan ben je nog beter op orde en kun je ook aan je klanten laten zien dat je privacy serieus neemt.
Zo doe je een AVG-Verklaring update:
- Zijn er nieuwe of aanvullende persoonsgegevens verzameld?
- Heb je nieuwe medewerkers of vrijwilligers?
- Maak je gebruik van nieuwe leveranciers?
- Ben je nieuwe software gaan gebruiken?
- Heb je een nieuwe website of nieuwsbrief?
- Eventuele andere AVG-mutaties?
Pas deze zaken voor 15 december in het AVG-Programma, dan ben je op tijd voor de nieuwe AVG-Verklaring.
Log hier in om je AVG-stappenplan te checken. Check of de ingevulde antwoorden nog correct zijn en vul aan waar nodig. Als je toch het stappenplan checkt, regel dan gelijk je AVG OK-vignet. Deze vind je ook in AVG-Programma als je ingelogd bent.
