Het vijfjarig bestaan van de AVG is een mooie aanleiding om weer eens aandacht te vragen voor het goed omgaan met persoonsgegevens. Vastleggen van privacygevoelige informatie vereist immers zorgvuldigheid.
Leden van P3NL realiseren zich dat misschien meer dan anderen. Toch is het goed er geregeld opnieuw aandacht voor te vragen, vindt de koepelorganisatie. Het stappenplan van AVG-programma biedt daarbij houvast.
Serie: 5 jaar AVG
In het kader van 5 jaar AVG in Nederland publiceren we elke maand een interview met een expert op het gebied van privacy. Deze maand is het de beurt aan Rianne Groen van P3NL.
P3NL verbindt twaalf beroeps- en wetenschappelijke verenigingen van professionals in de psychologische en pedagogische zorg. De federatie bevordert de inhoudelijke samenwerking, zoals destijds bij de komst van de nieuwe privacywet. Ook dienstverlening wordt gemeenschappelijk opgepakt, zoals de instelling van een klachten- en geschillenregeling, een andere wettelijke verplichting. Bestuurssecretaris Rianne Groen van de federatie herinnert zich de inwerkingtreding van de AVG nog goed. ‘Beroepsbeoefenaren vroegen zich af of ze zaken voortaan allemaal anders moesten gaan doen. Dat was niet aan de orde. Maar uit de AVG vloeiden wel nieuwe verplichtingen voort. Voortaan moest je expliciet vastleggen en kunnen aantonen hoe je met persoonsgegevens omgaat.’ Om de leden van de verenigingen daarbij te helpen, ging P3NL in zee met het stappenplan van de Stichting AVG voor Verenigingen. Een samenwerking waarop Groen met tevredenheid terugkijkt. Sterker nog: aan dat stappenplan worden binnenkort enkele nieuwe elementen toegevoegd om het zorgverleners nog gemakkelijker te maken.
Bureaucratie
De koepelorganisatie moest destijds uitleggen dat de komst van de AVG voor meer werk zorgde. Dat was geen blijde boodschap voor beroepsgroepen die toch al gebukt gingen onder de druk van veel administratieve lasten. Door tegelijkertijd een praktische oplossing te bieden, verloor het bericht zijn scherpe kantjes. Groen: ‘Enerzijds zag iedereen het belang van goede omgang met privacy, maar anderzijds zat niemand te wachten op de extra bureaucratie. Dat speelde vooral bij de vrijgevestigde, zelfstandige beroepsbeoefenaren. Ze vonden het heel belangrijk, maar niet leuk.’ P3NL slaagde erin duidelijk te maken dat het voldoen aan de wet via het doornemen van het stappenplan geen worsteling hoefde te zijn. Het ging (en gaat) vooral over het expliciet maken van handelingen en verplichtingen. Bij de ondersteuning werden ook de juristen van de beroepsverenigingen betrokken. De AVG was een aansporing om nog eens nauwkeurig na te gaan hoe je met persoonsgegevens omgaat. Dat speelde trouwens niet alleen bij de beroepsbeoefenaren, maar ook bij hun verenigingen. Als bestuurssecretaris lichtte Groen ook de eigen organisatie aan de hand van het stappenplan door.
AVG gaat vooral over het expliciet maken van handelingen en verplichtingen.
Alertheid
De aandacht voor de AVG nam opeens weer toe in de coronatijd, vertelt Groen. ‘De verenigingen kregen vragen over de plichten en mogelijkheden van digitaal werken. Wat mag ik doen en wat niet? Daar was voor die tijd nooit heel veel aandacht aan geschonken.’ De nieuwe omstandigheden onderstreepten dat alertheid nodig blijft. ‘Iedere organisatie verandert in de loop van de tijd. Er kunnen altijd dingen misgaan. Daarom is het belangrijk er van tijd tot tijd even goed bij stil te staan.’ Ze noemt een aantal hele praktische voorbeelden. Is de software die we gebruiken nog dezelfde als vijf jaar geleden? Zijn de relaties met wie we gegevens delen nog dezelfde? Sluiten de vastgelegde afspraken over wie toegang heeft tot welke gegevens nog aan bij de praktijk? Het zijn allemaal elementen die onderdeel uitmaken van de AVG.
Webinar
Op de vraag of de leden van de P3NL-verenigingen nog tegen knelpunten aanlopen, antwoordt Groen: ‘Als er vragen binnenkomen, gaan die vaak over de regels binnen verschillende wetten. Zorgverleners hebben niet alleen te maken met de AVG, maar ook met bijvoorbeeld de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de WBGO.’ Die wet legt expliciete verplichtingen op over het bewaren van gegevens en bewaartermijnen. Hoe verhouden die zich tot de AVG? ‘Om vragen als deze te beantwoorden, is een webinar georganiseerd’, zegt Groen. ‘Daar kregen de leden een antwoord. In dit geval was dat niet ingewikkeld: de WGBO vult de AVG aan’. Als je gebruik maakt van het stappenplan, komt dat ook aan de orde, voegt ze eraan toe.
Heeft Groen nog wensen voor de toekomst? ‘Zeker. We merken vaak dat mensen vanuit de dagelijkse praktijk een duidelijk antwoord aangereikt willen hebben. Een wet als de AVG biedt soms ruimte tot uiteenlopende interpretaties. Beroepsbeoefenaren willen een helder antwoord op de vraag: doe ik het zo goed? Het zou mooi zijn als de Autoriteit Persoonsgegevens daar een duidelijker spoorboekje voor maakt. Zolang dat er niet is, vult P3NL die rol in door in het stappenplan uitleg en advies te geven. Zo maken we het makkelijk voor de leden.’
Probeer AVG-Programma 30 dagen gratis
Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-Programma helpt je te doen wat nodig is.
- toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
- maak gebruik van alle juridische documenten
- behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt
Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.
Lees ook:
Privacy Statement: waar moet je aan voldoen?
