De feestmaand ligt weer achter ons. Een maand waar veel foto’s worden gemaakt, ook op scholen en kinderdagverblijven. Er wordt veel gevierd met elkaar en die foto’s deel je graag. Maar wat mag nu wel en niet als het gaat om het delen van foto’s?
We kregen een vraag van een kinderdagverblijf hoe je dit nu het beste kunt regelen. Onze expert geeft antwoord, met handige tips.
De belangrijkste richtlijnen
Het delen van foto’s van kinderen in een kinderdagverblijf vereist specifieke aandacht om te voldoen aan de AVG. Dit zijn de stappen die je kunt nemen:
1. Toestemming van ouders
Zorg dat je expliciete toestemming van ouders krijgt voor het delen van foto’s van hun kinderen. Leg duidelijk uit hoe en waarvoor de foto’s worden gebruikt. Bied ouders de mogelijkheid om de toestemming op elk moment in te trekken.
Tip: Verstuur bijvoorbeeld een toestemmingsformulier aan ouders via een beveiligde portal of e-mail. Zorg dat het formulier helder is over het gebruik van de foto’s, deeltermijnen en hun recht om de toestemming op elk moment in te trekken.
2. Beperking van gedeelde informatie
Deel alleen foto’s waar geen andere kinderen op staan en minimaliseer de achtergrondinformatie die op de foto’s te zien is. Zorg ervoor dat de foto’s alleen voor intern gebruik zijn en niet openbaar worden gedeeld.
Tip: Bij het delen van foto’s, vermijd foto’s met meerdere kinderen erop en minimaliseer herkenbare achtergronden. Gebruik foto’s alleen voor interne doeleinden zoals educatie of oudernieuwsbrieven.
3. Veilig opslaan van foto’s
Zorg voor een beveiligde opslag van foto’s, bij voorkeur op een intern netwerk of een platform met sterke beveiligingsmaatregelen. Voorkom dat onbevoegden toegang hebben tot deze foto’s.
Tip: Kies voor een beveiligde cloudopslag met sterke encryptie. Stel unieke inloggegevens in en geef alleen autorisatie aan medewerkers die daadwerkelijk foto’s nodig hebben voor hun taken.
4. Toegangscontrole
Beperk de toegang tot foto’s van kinderen tot het noodzakelijke personeel dat ze nodig heeft voor educatieve, administratieve of veiligheidsdoeleinden. Zorg voor strikte toegangscontroles tot de foto-opslag.
Tip: Maak een mappenstructuur met aparte toegangsrechten per locatie of afdeling binnen de opslag. Dit beperkt de toegang tot specifieke foto’s en voorkomt onbedoelde verspreiding.
5. Bewustwording en training
Train je personeel over de juiste omgang met foto’s van kinderen, inclusief de AVG-vereisten. Zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze foto’s veilig kunnen delen en opslaan.
Tip: Organiseer een workshop of trainingssessies voor medewerkers over het veilig delen van foto’s. Bespreek voorbeelden van veilig en niet-veilig delen om bewustzijn te vergroten.
In AVG-Programma zit een gratis opleidingsmodule, superhandig om alle medewerkers privacytraining te laten volgen
6. Regelmatige herziening van toestemmingen
Controleer regelmatig of de verkregen toestemmingen voor het delen van foto’s nog steeds geldig zijn en respecteer eventuele intrekkingen van toestemming door ouders.
Tip: Plan periodiek een moment om ouders opnieuw te benaderen voor toestemming. Maak dit een standaardprocedure om up-to-date toestemmingen te behouden.
Kun je wel wat AVG hulp gebruiken?
In AVG-Programma zit een handig stappenplan waarmee je alle aspecten van de privacywet langsloopt. Ben je nog geen deelnemer? Probeer AVG-Programma dan gratis 30 dagen uit. Dan krijg je ook meteen toegang tot de trainingsmodule voor je medewerkers.
Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.
Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.
