Privacy in de kinderopvang

Privacy in de kinderopvang

Kidscasa Kinderopvang biedt professionele opvang aan meer dan 1800 kinderen in Noord-Oost Nederland. Het servicebureau ondersteunt 200 medewerkers verdeeld over 26 locaties. We spreken directeur Martijn Oosterheert over het belang van privacy in zijn organisatie.

Martijn Oosterheert: “Wij willen vertrouwde en veilige opvang bieden, het kind staat bij ons centraal. Maar dat kan alleen als je kunt leunen op een solide en financieel gezond fundament. Daarbij hechten we als Kidscasa veel waarde aan de bescherming van de privacy van kinderen en ouders.”

Vanaf 2014 is Martijn verantwoordelijk voor de zogeheten “harde kant” van de organisatie zoals het vastgoed, de systemen en de financiën. En daar valt ook de AVG onder.

AVG-Programma hielp ons alle privacyzaken in kaart te brengen

Martijn: “Als kinderopvangorganisatie hebben we toegang tot gevoelige informatie, zoals medische gegevens, financiële gegevens en persoonlijke gegevens van zowel kinderen als ouders. Die informatie is van nature vertrouwelijk en moet dan ook zorgvuldig worden behandeld. Ouders vertrouwen hun kinderen aan ons toe. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat de gegevens van hun kinderen en henzelf veilig worden bewaard en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Kidscasa Kinderopvang komt voort uit verschillende stichtingen. Toen ik startte heb ik me vooral gericht op het samenbrengen en stroomlijnen van de organisatie. In 2018 werd de nieuwe AVG-wet van kracht, en wij zijn per 1 januari 2018 ook gestart met geheel nieuwe systemen rondom kindadministratie, planning en facturatie, dus dat was voor ons een heel natuurlijk moment om de bezem door alle procedures te halen in het kader van de AVG.

Via de brancheorganisatie maakte ik kennis met AVG-Programma. Hiermee hebben we alle privacyzaken in kaart gebracht en punt voor punt nagelopen. Welke informatie wordt waar opgeslagen? Met wie moeten we een verwerkersovereenkomst afsluiten? Er moest een geheimhoudingsverklaring komen in de arbeidscontracten. Dat ging allemaal heel voorspoedig en snel.”

Privacy in de kinderopvang

Privacy by design

“Vanaf 2018 doen we zo goed als niets meer op papier. We zijn in die periode  overgeschakeld op nieuwe systemen. We hebben ook geen kindadministratie of planning op de eigen server meer, al dat soort gegevens staat via gespecialiseerde softwarepakketten  in de cloud.

Er is gekozen voor software en systemen speciaal voor de kinderopvang. Het grote voordeel daarvan is dat er al goed over privacy is nagedacht en dat het is ingebouwd in de toepassingen die we gebruiken: Privacy by design.

Het grote voordeel van software speciaal voor de kinderopvang is dat er al goed over privacy is nagedacht 

Dit was natuurlijk een grote verandering voor de medewerkers op de groepen en hoe de communicatie daar altijd ging. Opeens moest alles via het Ouderportaal en het Groepsportaal. Soms stuitte dat op weerstand, want men was gewend om met gegevens op papier te werken.

We hebben met de locatiemanagers cursussen georganiseerd voor al het personeel dat op de groepen staat. Zij zijn toch degenen die dagelijks intensief communiceren met ouders en kinderen.

In de systemen zit een duidelijke scheiding tussen de harde en zachte kant, en daar hebben we dankbaar gebruik van gemaakt. Alleen de mensen op het servicebureau hebben toegang tot de gevoeligste persoonsgegevens. Bijvoorbeeld voor de kindplanning en de facturatie en natuurlijk de verplichte administratie rondom de kinderopvangtoeslag waarin heel veel gevoelige gegevens moeten worden gemanaged.

Op de groepen is er bijvoorbeeld wel toegang tot de roosters en de basisgegevens van kinderen en ouders, maar wordt de veel van de meer gevoelige informatie afgeschermd. Dat heeft ons erg geholpen bij het implementeren van de privacywet in onze organisatie.“

50% korting voor jouw kinderopvangorganisatie

Regel alle onderdelen van de AVG zelfstandig via onze online werkomgeving, zonder duizenden euro’s uit te geven aan juridisch advies. Nu met 50% korting via de Brancheorganisatie Kinderopvang.

Brancheorganisatie Kinderopvang

Meld je hier aan
ikk-groot

De menselijke factor mag je niet onderschatten

Martijn: “Ook de communicatie met de ouders is AVG proof gemaakt. We vragen bijvoorbeeld via het ouderportaal toestemming aan ouders voor het gebruik van foto’s. Ze kunnen dan aangeven of ze foto’s waar hun kind opstaat alleen willen delen met andere ouders van dezelfde groep of dat de foto’s ook gebruikt kunnen worden op sociale media.

Het is de taak van de pedagogisch medewerker om goed op deze toestemmingen te letten. Dat is een menselijke factor die je niet mag onderschatten. Ik blijf dat een uitdaging vinden. Laatst hadden we een ouder die foto’s uit het systeem zelf op sociale media deelde. Dan gaan we daarmee in gesprek.”

Een datalek kan iedereen overkomen

“Er is vast weleens een e-mail verstuurd naar een verkeerd e-mailadres. Maar grote datalekken hebben we gelukkig nog niet meegemaakt. We hebben weleens een waarschuwing gekregen voor een mogelijke kwetsbaarheid, dat was via een controlerende instantie op het internet.

Gelukkig heeft onze ICT’er dat zelf kunnen oplossen en is er niets gebeurd. Ik maak me toch wel zorgen over die datalekken. Het is zoveel in het nieuws. Het kan iedereen overkomen. Mijn zorg is dan: hebben we het risico voldoende onderkend en hebben we voldoende maatregelen genomen? Daarom proberen we alles wat persoonsgegevens betreft heel zorgvuldig te organiseren.”

Ingebouwde privacy scheelt je een hoop werk

“Mijn tip voor collega-ondernemers is om zo veel mogelijk gebruik te maken van software die is ontworpen voor de branche, daarin is privacy al ingebouwd. Dat scheelt je een hoop werk. Maar ik denk dat de meeste kinderopvangorganisaties daar al mee werken. Een andere tip is dat je privacy regelmatig onder de aandacht van je medewerkers moet brengen. Zowel bij het ondersteunend personeel als de mensen op de groepen. Zij zijn toch degenen die een belangrijke verantwoordelijkheid hebben als het gaat om privacy. Hoe goed je het ook in de systemen hebt geregeld.”

50% korting voor leden

Ben jij lid van de Brancheorganisatie Kinderopvang? Dan krijg je maar liefst 50 procent korting op AVG-Programma.

Meld je hier aan

Meer nieuws

Voetbalvrijwilliger Mark: over privacy en teamspel

Mark, een voormalige IT-specialist en nu een toegewijde vrijwilliger, heeft de uitdaging op zich genomen om de AVG-richtlijnen binnen zijn voetbalclub te implementeren. We spraken met hem over zijn ervaringen. Lees meer

Logopedist Karin (38): Nu weet ik zeker dat de AVG goed geregeld is

Logopedist Karin vertelt hoe zij de AVG regels in haar praktijk toepast. "Het was even werk maar nu weet ik zeker dat ik alles correct heb geregeld". Lees meer

Je moet de AVG echt wíllen begrijpen

Privacy in de zorg is een belangrijk onderwerp. Hoe heeft fysiotherapeut Erwin van Gezondheidscentrum Vita Salis dit geregeld? Lees meer