Mag ik een kopie van een identiteitsbewijs maken?

De juridische helpdesk ontvangt vaak vragen over of je een kopie paspoort mag maken. Bijvoorbeeld van je klanten of leden of van je werknemers. Hoe zit het eigenlijk? Wij leggen het je uit.

Onze expert antwoordt:

Ja, je mag een kopie paspoort maken, maar je moet er voorzichtig mee zijn en enkele regels volgen om de privacy van mensen te beschermen.

Hier vertellen we je er mee over:

De regels over het maken en bewaren van kopieën zijn strikt. Als je iemands identiteit moet controleren, mag je een kopie maken, maar alleen als je daar een goede reden voor hebt, zoals een wet of regel die dit vereist.

  • Zorg ervoor dat je alleen de nodige informatie bewaart en dat de kopie veilig wordt opgeslagen. Je mag het niet langer bewaren dan nodig is.
  • Sommige organisaties mogen om een kopie van iemands identiteitsbewijs vragen, zoals de overheid, notarissen, casino’s en verzekeraars. Maar niet allemaal. Hotels en andere plekken mogen meestal geen kopie maken, tenzij je ze daar toestemming voor geeft.
  • Als je toch een kopie maakt, moet je ervoor zorgen dat gevoelige informatie, zoals het burgerservicenummer (BSN), onleesbaar wordt gemaakt. Er zijn zelfs speciale apps en hoesjes om dit veilig te doen.

Instanties met wettelijke verplichting

De volgende organisaties mogen, wegens de wettelijke verplichting, een kopie van je identiteitsbewijs maken en je BSN verwerken, mits zij uitleggen op basis van welke wet dat nodig is: 

  • Overheidsinstanties
  • Banken
  • Creditcardmaatschappijen
  • Notarissen
  • Erkende zorgverleners zoals apotheken, huisartsen, ziekenhuizen en tandartsen
  • Geregistreerde kinderdagverblijven
  • Scholen
  • Werkgevers
  • Verzekeraars
  • Casino’s

Kopie identiteitsbewijs zonder wettelijke verplichting

Sommige organisaties mogen zonder wettelijke verplichting wel een kopie van je identiteitsbewijs maken, maar geen volledige. Dit zijn:

  • Verkoop- of verhuurmakelaars
  • Telecomaanbieders
  • Auto(verhuur)bedrijven

Moet je van een werknemer het paspoort bewaren?

Hoe zit het dan met je werknemers? Daarvan moet je toch een kopie paspoort in je administratie bewaren?

Inderdaad ben je als werkgever verplicht de identiteit van je werknemers te controleren. Voordat de werknemer in dienst komt, controleer je het originele identiteitsbewijs. Je bewaart een kopie ervan in je administratie. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoef je geen nieuwe kopie te maken.

Jouw werknemers hebben verschillende rechten onder de AVG, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en gegevensportabiliteit. Zorg ervoor dat je procedures hebt om aan deze verzoeken te voldoen.

Voor sollicitanten gelden soortgelijke principes. Je mag hun paspoort alleen vragen als dit relevant is voor het sollicitatieproces (bijvoorbeeld om identiteit te verifiëren) en je moet deze informatie veilig bewaren. Als je de sollicitant niet aanneemt, moet je de verzamelde gegevens verwijderen, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven voor een langere bewaartermijn.

Onthoud dat je voorzichtig moet zijn met persoonlijke gegevens. Het is belangrijk om de regels te volgen en de privacy van mensen te respecteren, volgens de wet.

Maarten Roelfs

Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.

Heb je ook een vraag over de AVG?

Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.

Meer nieuws

Foto’s delen volgens de AVG-regels in kinderdagverblijven

Op scholen en kinderdagverblijven worden veel foto's gemaakt en gedeeld. Maar wat mag nu wel en niet als het gaat om het delen van foto’s? Lees meer

Sollicitanten en privacy: wat mag wel en wat mag niet?

De juridische helpdesk ontvangt vaak vragen over waar je op moet letten iin het sollicitatieproces. Wij leggen het je uit. Lees meer

Help! Ik heb een datalek gehad, wat nu?

De juridische helpdesk ontvangt vaak vragen over wat je moet doen als je een datalek hebt. Hoe zit het eigenlijk? Wij leggen het je uit. Lees meer