Mag je van evenementen en bijeenkomsten nog foto’s of video’s maken en die publiceren op een website of via sociale media? (Sport)verenigingen en organisatoren van bedrijfsbijeenkomsten stellen ons die vraag vaak.
Vraag toestemming
Als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is, moet er toestemming zijn om te publiceren. Je kunt in de algemene voorwaarden van het evenement een toestemmingsbepaling opnemen. Daarin geef je aan dat deelnemers akkoord gaan met het maken én gebruiken van fotomateriaal voor website, magazines, social media en dergelijke. Aan deelnemers moeten die algemene voorwaarden bij de inschrijving bekend zijn gemaakt.
Organiseer je een bijeenkomst of evenement zonder inschrijving? Maak dan bij de ingang duidelijk dat er foto’s of video’s worden gemaakt. Neem dit ook op in het huisreglement van de bijeenkomst en laat eventuele sprekers starten met de mededeling dat er beeldopnamen gemaakt kunnen worden. Als iemand bezwaar heeft, moet hij of zij dat melden bij de organisatie. Met dat bezwaar moet je dan rekening houden.
Let op bij personen jonger dan 16 jaar
Voor fotograferen of filmen van personen jonger dan 16 jaar is expliciete toestemming nodig van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Toestemming van het kind is dus niet voldoende. (Sport)verenigingen kunnen (moeten) deze toestemming opnemen in de lidmaatschapsvoorwaarden. Dan is het voor nieuwe leden/aanmeldingen gelijk geregeld. Als dat niet is gebeurd of bij individuele situaties, is het alsnog nodig toestemming te vragen aan de ouder/verzorger. Dat kan door het sturen van een e-mail met de vraag of de foto/video gepubliceerd mag worden. Je mag dan alleen publiceren als er een akkoord is gegeven.
Wees creatief
De AVG-wet is streng als het gaat om foto’s en video’s. Probeer daarom zo veel mogelijk manieren te verzinnen om toestemming te krijgen. Bijvoorbeeld bij aanmelding, bij het versturen van de contributienota maar ook gewoon per e-mail. Denk er dan ook aan dat je deze toestemmingen goed vastlegt.
Lukt het niet om alle toestemmingen te regelen? Anonimiseer dan de deelnemers; dit kan bijvoorbeeld door het blurren van gezichten op de foto’s of door de foto’s te nemen vanaf een afstand.
Lees ook:
Mag ik volgens de AVG foto’s gebruiken van iemand die geen klant meer bij ons is?
Zet geen mensen herkenbaar op de foto zonder toestemming
Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.
Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.
