Stichting Dolfijn Vakanties organiseert al 25 jaar reizen voor mensen met een licht verstandelijke beperking. Hun motto is ‘zo normaal mogelijk’, want iedereen verdient een leuke vakantie. Directeur Eddy Belet vertelt hoe zijn organisatie omgaat met de AVG.
Eddy Belet: “Dolfijn biedt vakanties voor mensen met een beperking. Dat doen we al 25 jaar met een team van 5 vaste medewerkers en een grote groep enthousiaste vrijwilligers. Al vanaf het begin zijn we ons erg bewust geweest van de privacy van onze klanten. Dat ging vroeger anders dan nu.”
“Je moet je voorstellen dat onze vrijwilligers, die de reizen begeleiden, vroeger rondliepen met een grote map met daarin allerlei gegevens over de deelnemers aan de reis. Je geeft daarmee best gevoelige informatie uit handen, dus dat moet je goed regelen.”
De eerste tien jaar was de papierversnipperaar onze beste vriend!
“Mijn achtergrond ligt in de zorg, waar voorzichtig omgaan met gegevens altijd al belangrijk was. We zijn ons erg bewust van de kwetsbare doelgroep die we hebben, en we besteden daar veel aandacht aan in de training van onze vrijwilligers. Betrouwbaarheid en zorgvuldigheid zit in ons DNA. De eerste tien jaar was de papierversnipperaar onze beste vriend!”
“Elk jaar nam ik alle papieren door en liet de informatie die we niet meer nodig hadden professioneel vernietigen. Maar naarmate de digitalisering opkwam zijn we dat aan gaan passen.”
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
“We zijn als eerste bij onszelf nagegaan: wat hebben we eigenlijk nodig aan gegevens? Kunnen we misschien met minder toe? Dat leidde tot minder persoonsgegevens die opgeslagen moesten worden. Daarna zijn we begonnen met de beveiliging van deze gegevens.”
“Al snel daarna kwamen de geheimhoudingsverklaringen voor onze vrijwilligers en de toestemmingen voor bijvoorbeeld het gebruik van foto’s op onze website. We keken goed om ons heen naar hoe anderen hun privacy management regelden en gebruikten die informatie naar eigen inzicht.”
Wat betekende het AVG-Programma voor jullie organisatie?
“Het zorgde bij ons voor nog meer bewustwording. We dachten dat we al goed bezig waren, maar door alle stappen in het stappenplan kwamen we erachter dat we sommige dingen nog niet goed op de rit hadden. Wat dat betreft was AVG-Programma echt een eye-opener.”
“We keken bij elke stap of we dat eigenlijk wel goed hadden geregeld. En zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat we de verwerkersovereenkomsten misten. Dan ga je een lijstje maken: met wie moet je eigenlijk zo’n overeenkomst afsluiten? Eerst is dat een lijstje van tien partijen, maar na een week waren dat er al twintig. Zo gingen we stap voor stap alle punten af.”
“Ik heb ook veel gehad aan de online invulsessies. Eerst vooral op inhoudelijk vlak, maar bij de laatste sessie kon ik voldaan achterover leunen en elk punt afvinken: ja, dat hebben we goed geregeld bij Dolfijn Vakanties. Het AVG-Programma geeft zo de zekerheid dat je aan alle benodigde punten hebt voldaan. En als je dan alles hebt afgevinkt wil je dat ook kunnen laten zien aan je klanten. Daarom hebben we het AVG OK-vignet op onze website geplaatst.”
Heb je een tip voor collega ondernemers?
“Ik vraag mijn medewerkers regelmatig om bij zichzelf na te gaan wat ze doen met klantgegevens: hebben ze dat specifieke persoonsgegeven wel nodig? Waar wordt het voor gebruikt en moet het wel opgeslagen worden? Als ze het antwoord niet weten, overleg het dan met de collega’s. Komt er geen eenduidig antwoord uit? Dan wordt de informatie niet opgeslagen.”
“Als ze er dan later achterkomen dat ze die informatie toch missen voor een goede service naar de klanten, dan kan het altijd weer teruggedraaid worden. Daarmee heb je meteen de reden te pakken voor het opslaan, en daarmee je doelbinding. En mooi meegenomen: iedereen is bewust bezig met privacy. Op deze manier konden wij heel wat gegevens uit onze bestanden verwijderen omdat we ze simpelweg niet gebruikten.”
Hoe gaat het nu met de AVG?
“Heel recent hadden wij een vrijwilliger die ons attendeerde op onze omgang met privacy. Wij hebben vaak vrijwilligersbijeenkomsten en delen in de uitnodiging de postcodegegevens van de vrijwilligers. Zo kun je makkelijk zien wie er komt en of je misschien met elkaar mee kunt rijden.”
“Deze vrijwilliger stelde daar geen prijs op en meende dat het in strijd was met de AVG. In eerste instantie ga je dan in de verdediging, maar natuurlijk had ze een punt. Toen zijn we kritisch gaan kijken naar onze processen en van het een kwam het ander. Deze vrijwilliger helpt ons nu deze processen in kaart te brengen zodat het werkbaar blijft maar we toch aan de wet blijven voldoen.”
Hoe zie jij de toekomst?
“Ik merk dat er bij veel bedrijven weinig aandacht is voor de AVG. Als ik ernaar vraag, zeggen ze, ja dat hebben we ooit wel geregeld. Maar dat was dan eenmalig, meestal in 2019, vlak nadat de AVG van kracht werd. Het is mij nu wel duidelijk dat je steeds aandacht voor privacy moet hebben. Je klanten verwachten dat, en ook je medewerkers. Het blijft actueel. Een datalek kan iedereen overkomen en dan is het wel een geruststelling als je alles goed geregeld hebt
