Travelnauts organiseert al meer dan 15 jaar bijzondere reizen voor gezinnen met kinderen. We spreken Simone Jansen, de enthousiaste directeur die zelf ook al heel wat van de wereld heeft gezien.
Simone: “Wij richten ons op ouders die hun liefde voor reizen met hun kinderen willen delen. Zelf reis ik met ons gezin ook altijd op de Travelnauts-‘manier’: een mooie rondreis in kleinschalige accommodaties met een mix van natuur, steden en actief.
Ons team bestaat uit 32 medewerkers. Met corona hebben we best een uitdagende periode gehad, maar we zien gelukkig dat mensen nu weer volop reizen boeken.”
Goed regelen
Simone Jansen: “Ik werk al 25 jaar in de reisbranche. Natuurlijk gingen we vroeger ook al voorzichtig om met de gegevens van onze reizigers. Wat me opvalt nu ik terugkijk is dat we toen alle gegevens bewaarden, tegenwoordig zijn we daar veel selectiever in. In 2018 kwam het pas echt bij ons op de radar.
Via de ANVR (branchevereniging voor reisorganisaties) werden wij attent gemaakt op AVG-Programma. Er was een presentatie over de nieuwe privacywet. De boodschap was duidelijk: Ga ermee aan de slag. We wilden het meteen goed regelen en hebben daarom direct AVG-Programma aangeschaft.”
Houvast
“Het programma gaf ons houvast en daarmee de zekerheid dat we alle punten van de AVG aanpakten. We hebben het stappenplan doorlopen en aan de hand daarvan hebben we een actielijst opgesteld. Over elke stap moet je nadenken, hoe regelen wij dat nu, wat is de wet, en hoe willen wij dat in de toekomst gaan doen?
In het begin heeft het even geduurd voordat alle acties waren uitgezet en uitgevoerd. Je moet dan denken aan het invoeren van nieuwe procedures, bijvoorbeeld dat je je scherm vergrendelt wanneer je van je werkplek wegloopt. Dat heeft meer met bewustwording te maken. Maar ook hele concrete zaken, zoals de kopieën van de paspoorten en wat je daarmee wel en niet mag doen.”
Niet iedereen hoeft overal bij te kunnen
Privacy
“Privacy is heel belangrijk in onze organisatie! We hebben dagelijks te maken met gevoelige gegevens dus het is onze corebusiness om daar zorgvuldig mee om te gaan. Voorheen vroegen we onze reizigers altijd om kopieën van paspoorten, dat had te maken met de voornamen van reizigers op vliegtickets die exact overeen moeten komen met het paspoort.
We vragen nu alleen om de paspoortgegevens als het echt nodig is, bijvoorbeeld voor het aanvragen van een visum of het boeken van binnenlandse vluchten via onze lokale agenten.
Het hart van ons bedrijf is ons externe CRM systeem, daarin zit alle gevoelige informatie. We hebben veel tijd besteed aan de beveiliging van dit systeem. Ook hebben we de rechtenstructuur op onze servers aangepast, niet iedereen hoeft overal bij te kunnen. Daarnaast zijn we ook bezig met het verwijderen van gegevens die we niet meer nodig hebben. Waarom zou je risico lopen? En buiten dat, de wet is daar duidelijk over: niet onnodig lang gegevens bewaren.”
Datalek
“Helaas hebben we zelf ook wel eens een datalek gehad. Dat ging om het CRM systeem, daar was een datalek geweest, dus buiten onze schuld. Dan slaat de schrik je wel even om het hart. We hebben toen ook onze klanten moeten inlichten. Gelukkig liep dat met een sisser af en zijn onze klanten niet de dupe geworden. Maar het drukt je wel weer even met de neus op de feiten.”
Top of mind
“Elk jaar doorlopen we het stappenplan van AVG-Programma. Dan is het weer even top of mind bij onze medewerkers en kunnen we bepalen of er nog dingen veranderd zijn. Je realiseert je dat niet, maar in de loop van de tijd veranderen er toch zaken, zeker in onze branche.
Dat was met Covid natuurlijk steeds aan de hand, de inreisregels per land veranderen continu. Ook nu zien we dat nog dagelijks gebeuren. Het is echt afhankelijk van de bestemming welke informatie je van een reiziger nodig hebt. Dan is het wel fijn als je de basis op orde hebt. Dus mijn tip aan andere ondernemers: ga elk jaar door het stappenplan en kijk of er iets gewijzigd is.”
50% korting voor ANVR leden
Ben jij lid van de ANVR? Dan krijg je maar liefst 50 procent korting op AVG-Programma. Daarbij hoort ook de toegang tot de juridische helpdesk. Je privacy goed geregeld voor nog geen tientje per maand!
