Het is alweer bijna vijf jaar geleden dat de AVG wet van kracht werd in Nederland. Destijds was er veel aandacht voor privacy en persoonsgegevens. Je zou verwachten dat de meeste bedrijven inmiddels wel voldoen aan de wet. Schijn bedriegt: elk jaar worden 25.000 datalekken gemeld. En elk jaar dienen 18.000 burgers een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) omdat organisaties hun privacy schenden. Het onderwerp privacy leeft en het belang neemt toe.
Dat vindt ook Daan Hoogendijk. Hij is een van de pioniers als het gaat om het voldoen aan de AVG wet en hielp met het initiatief Stichting AVG voor Verenigingen samen met 180 branche-beroepsorganisaties inmiddels tienduizenden bedrijven en organisaties met de AVG. De AVG wetgeving ging in per 25 mei 2018. Al in het voorjaar van 2017 was hier bij verenigingen aandacht voor. Ruim voordat alle bedrijven en organisaties aan de nieuwe wet moesten gaan voldoen. Hoogendijk:”In die tijd had ik een gesprek met de financieel directeur van een grote brancheorganisatie. Hij zei: ik ben nu al €30.000 kwijt aan juridische voorbereidingskosten en ben nog lang niet klaar. Dit wordt een groot probleem voor onze leden; die hebben 5 tot 20 personeelsleden en die gaan nooit zoveel geld kunnen betalen om aan deze nieuwe wet te voldoen.”
In de weken daarna sprak Hoogendijk met meerdere directeuren van verenigingen. Bij allemaal was er behoefte aan een concreet plan voor hun leden. Binnen een maand lag er een plan: 5 verenigingen bundelden hun krachten om hun leden voor te bereiden op de nieuwe wet. Hoogendijk: “In het begin ging de aandacht vooral uit naar voorlichting. Via een website, nieuwsbrieven en bijeenkomsten. Om het initiatief meer handen en voeten te geven hebben we de Stichting AVG voor Verenigingen opgericht. De stichting heeft als primair doel om ervoor te zorgen dat de deelnemende partner verenigingen alle relevante en actuele informatie over de AVG wetgeving tot hun beschikking hebben. Dat gebeurt op allerlei manieren. We brengen bijvoorbeeld enkele keren per jaar een communicatiepakket uit met actuele informatie over de AVG en wat er binnenkort gaat veranderen. Dit wordt dan gedeeld met de leden.”
Om het initiatief bekend te maken werden bijeenkomsten in Utrecht en Den Haag georganiseerd. Samen met Peter Moerkens werden in de zomer van 2017 tientallen sessies gehouden. Elke keer waren er gemiddeld 20 tot 30 verenigingen die kwamen luisteren naar wat AVG was én hoe ze mee konden doen om hun leden te helpen. Tijdens die bijeenkomsten werd al snel duidelijk dat er naast informatie ook praktische ondersteuning nodig was. Hoogendijk: ”We hebben toen bedacht dat er een juridische helpdesk moest komen en een online tool; AVG Programma. Daarnaast organiseerden we ook invulsessies om mensen te helpen met het invullen en vastleggen van hun AVG werk in de tool.“ Een juridische helpdesk is uiteraard niet gratis dus werd er besloten een kleine bijdrage te vragen. Daarvoor kreeg de deelnemer toegang tot de tool en nog belangrijker: toegang tot een betaalbare juridische helpdesk.
In 4 jaar tijd werden al ruim 40.000 bedrijven en organisaties geholpen met de AVG
Hoogendijk: ”Vooral de helpdesk werd veel gebeld. Er waren ongelooflijk veel mensen die daar gebruik van hebben gemaakt. In de aanloop naar 25 mei 2018 kwamen er tienduizenden mailtjes en telefoontjes binnen. Uiteindelijk hebben wij meer dan 40.000 bedrijven en organisaties geholpen met de AVG.”
Veel deelnemende verenigingen stelden de tool gratis ter beschikking aan hun leden. Op dit moment zijn er nog steeds duizenden bedrijven en organisaties die met korting gebruikmaken van de tool en de helpdesk. De helpdesk wordt nog steeds dagelijks gebeld. Het zijn vooral vragen over overeenkomsten, datalekken, nieuwe medewerkers, nieuwe leveranciers en hoe om te gaan met clouddiensten.
Hoogendijk: ”Wij organiseren maandelijks webinars. De belangstelling is groot. De ene keer zijn er 50 mensen maar soms bijna 300. Het onderwerp leeft! Dat is niet vreemd. Veel consumenten ontdekken dat bedrijven heel veel informatie over hen bijhouden. Dat is op zich niet zo erg totdat er een probleem ontstaat. Dan worden mensen boos. Heel boos. En terecht. Het gaat vaak om hele gevoelige gegevens. Mensen willen er zeker van zijn dat hun werkgever of leverancier netjes met hun gegevens omgaat. Die 18.000 meldingen bij AP is trouwens het topje van de ijsberg. De inspanning om je door 6 pagina’s met vragen te worstelen vraagt inzet en doorzettingsvermogen. Wij vermoeden dat er 200.000 tot 300.000 mensen per jaar beginnen met invullen en dat er slechts 18.000 de finish halen. Het is echt geen makkelijk proces.”
Ook in de komende jaren zal de stichting AVG voor Verenigingen zijn werk blijven doen. De AVG wet is immers geen gedoogwet geworden. In heel Europa moet iedereen zich eraan houden en er zijn inmiddels in 135 branches en sectoren boetes uitgedeeld. Hoogendijk: “Tegelijk blijkt dat er nog teveel bedrijven en verenigingen nog niet aan de wet voldoen. Een snelle scan die wij hebben gedaan van een aantal websites laat zien dat een privacy policy vaak ontbreekt. Dat kan natuurlijk niet. Aan de andere kant willen bedrijven en verenigingen die wél netjes volgens de AVG werken, dat laten zien. Er is echter nog geen algemeen dekkend certificaat of keurmerk voor AVG. In afwachting daarvan hebben wij daarom het AVG OK-vignet geïntroduceerd.” Om de inspanningen van verenigingen verder te ondersteunen worden de partners zo goed mogelijk voorzien van AVG nieuws.
Hoogendijk: ”Uit Europa komt er weer allerlei regelgeving aan en daar moeten we met zijn allen mee aan de slag. Die inspanning is voor verenigingen en bedrijven soms best lastig. Toch kun je als branche- of beroepsorganisatie zo goed je meerwaarde tonen aan je leden. Die zijn er erg mee geholpen en waarderen het zeer. Wij als stichting zijn ontzettend gemotiveerd om onze partner verenigingen daarbij te helpen. Op die manier creëren we een win-win situatie waarmee iedereen geholpen is.” Het privacyverhaal stopt dus niet maar gaat verder en verder.
Hoogendijk sluit af: ”Mijn werk in de stichting vind ik heel waardevol. Ondanks de soms droge materie is het erg leuk om eraan mee te werken en wat mij betreft blijf ik dat nog jarenlang doen!”
