Naar login

Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen.

 

1. Algemene Verordening Gegevensbescherming

Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming  

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese wet die per 25 mei 2018 in werking treedt. In het Engels wordt deze wet afgekort als GDPR. Alle organisaties moeten op 25 mei 2018 kunnen aantonen dat ze de omgang met persoonsgegevens goed hebben geregeld.

Er is hulp om tijdig al de noodzakelijke maatregelen te nemen die geëist worden in de AVG. Die hulp heet AVG-programma, een online programma dat in heldere stappen alle noodzakelijke maatregelen langsgaat, van aanpassingen van de ICT tot het opstellen van contracten, berichten op de website en instructie van alle medewerkers (dit laatste, indien van toepassing).

In het AVG-programma zijn ingewikkelde wetsteksten vertaald naar praktische handvatten. Aanmelden kan via https://www.avg-programma.nl keuze Aanmelden.

Het overzicht van de kosten is te vinden op:  https://avgverenigingen.nl keuze Vergoedingen.

 
Waarom deelnemen aan het AVG-programma? 

De wet eist een inspanning. Je moet kunnen aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om de privacy te waarborgen. In de praktijk betekent dat: ICT-systemen op orde, beveiliging van computers en telefoons, contracten sluiten met derden over uitwisseling van gegevens, vastleggen wie in de organisatie de persoonlijke gegevens mag inzien en behandelen.
Lees meer op: https://avgverenigingen.nl/privacy-avg-wet-korte-uitleg/

Het AVG-programma is een online-programma. Aan de hand van duidelijke instructies en uitleg pas je de ICT, de organisatie, de communicatie en alle juridische zaken als contracten aan de nieuwe eisen aan. Met het programma zie je geen onderdelen van de wettelijke verplichting over het hoofd. Het is gebruiksvriendelijk en ontdaan van moeilijke juridische taal. Wie toch nog enige hulp wil inschakelen, kan terecht bij specialisten die door de Stichting AVG voor Verenigingen zijn geselecteerd.
De kosten voor deelname worden op onze website gevonden onder het kopje ‘Vergoeding’.
Aanmelden kan via https://www.avg-programma.n en dan keuze Aanmelden.

 

2. Over Stichting AVG

Waar kan ik terecht met vragen over AVG en het AVG-programma? 

Algemene vragen over AVG
De Stichting AVG geeft op haar website en via gratis nieuwsbrieven algemene informatie over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), de verplichtingen die eruit voortvloeien, nieuwe ontwikkelingen en het AVG-programma. Dit is een stappenplan om aan de eisen van de wet te voldoen, zonder ingewikkelde juridische termen, met invulvelden, voorbeelden en modelcontracten.

Vragen over gebruik van het AVG-programma
Het AVG-programma wordt aangeboden aan verenigingen/ MKB-bedrijven/ Sportclubs en andere organisaties. Zij kunnen het zelf gebruiken en het aanbieden aan hun leden. Daarbij zijn er verschillende kortingsmogelijkheden. Meer hierover op de website www.avgverenigingen.nl  of www.avgvoorhetMKB.nl 

Vragen over AVG-programma
Voor vragen over ‘technische aspecten’ van het AVG-programma (zoals problemen met het bepaalde pagina’s) verwijzen we graag naar de pagina veel gestelde vragen (deze FAQ) in het AVG-programma.

Vragen om algemene ondersteuning bij gebruik AVG-programma
Wie geholpen wil worden bij de invulling van het AVG-programma of bij implementatie in de organisatie, kan een beroep doen op een team van AVG-professionals. Meer daarover is te vinden op het betreffende werkblad op de startpagina van het AVG-programma.

Juridische vragen voortkomend uit AVG-programma
Zijn er juridische vragen waar je bij het invullen tegenaan loopt? Dan kunnen gespecialiseerde juristen helpen. Speciaal voor gebruikers van het AVG-programma zijn er afspraken gemaakt met het bureau Lextone over advies tegen gereduceerd tarief.
Lextone is bereikbaar via deze webpagina: https://lextone.eu/index.php/aanvragen-avg-helpdesk/

 

 
Aanvullende ondersteuning 

Vragen om algemene ondersteuning bij gebruik AVG-programma
Wie geholpen wil worden bij de invulling van het AVG-programma of bij implementatie in de organisatie, kan een beroep doen op een team van AVG-professionals. Meer daarover is te vinden op het betreffende werkblad op de homepage van het AVG-programma.

Juridische vragen voortkomend uit AVG-programma
Zijn er juridische vragen waar je bij het invullen tegenaan loopt? Dan kunnen gespecialiseerde juristen van Lextone helpen. Speciaal voor gebruikers van het AVG-programma zijn er afspraken gemaakt over advies tegen gereduceerd tarief.
Lextone is bereikbaar via deze webpagina: https://lextone.eu/index.php/aanvragen-avg-helpdesk/

Vragen over AVG-programma
Voor vragen over ‘technische aspecten’ van het AVG-programma (zoals problemen met inloggen of invullen van bepaalde pagina’s) verwijzen we graag naar de pagina veel gestelde vragen (deze FAQ) in het AVG-programma.

info@avgverenigingen.nl

 
Waar is de Stichting AVG gevestigd? 

Stichting AVG voor Verenigingen
Stephensonweg 14
4207 HB Gorinchem
KvK 68735669

 
Wat is het doel van de Stichting AVG? 

Stichting AVG doelstelling is het verstrekken van algemene informatie over de AVG aan alle verenigingen in Nederland. Het geven van uitleg over de achtergronden van de AVG, de verplichtingen die daaruit voortvloeien en de mogelijkheden om daaraan te voldoen via het AVG-programma. De informatie is te vinden op de website en in onze gratis nieuwsbrieven

Daarnaast is er een AVG-programma in de vorm van een stappenplan met allerlei aandachtspunten waaraan een vereniging en haar leden op een makkelijke manier aan de AVG-wetgeving kunnen voldoen.

Mocht een organisatie extra ondersteuning nodig hebben bij het inhoudelijk uitwerken, dan kan gebruik worden gemaakt van een juridische helpdesk na het sluiten van een abonnement. Ook kan Stichting AVG je in contact brengen met een AVG-professional. Hij of zij zal dan contact met je opnemen en de mogelijkheden voor ondersteuning met je doornemen.

De juridische helpdesk en AVG-professionals staan los van de Stichting AVG en zullen de vergoedingen voor hun diensten met je bespreken.

 
Wat kost het AVG-programma? 

Deelnemers aan het AVG-programma betalen een jaarlijkse bijdrage. De jaarlijkse bijdrage kan worden gezien als een abonnement. Hierdoor houden gebruikers van het AVG-programma permanent toegang tot het online stappenplan.
Het AVG-programma wordt voortdurend aangepast omdat de wetgeving en de uitwerking en voering daarvan nog steeds in beweging is. Zodra er nieuwe ontwikkelingen zijn, wordt het programma hierop aangepast. Dat moet ook, want de bescherming van persoonlijke gegevens is geen eenmalige zaak. Net als bij voorzieningen om brand in een gebouw te voorkomen of controle of de beveiliging nog adequaat is, is een regelmatige ‘check’ nodig of de administratie en de procedures nog altijd aan de AVG voldoen.

Om aan te tonen dat u uw processen geborgd heeft doorloopt u het stappenplan elk kwartaal of bij grote wijzigingen in de organisatie of ICT-systemen. Is alles nog goed? Dan is geen verdere actie nodig. Zo wel, dan moet je aanpassen en de verklaring opnieuw uitdraaien en opbergen. Belangrijk is, dat je kunt aantonen dat de privacybescherming in je organisatie is geborgd. Dat is immers wat de wetgever eist en waarop de Autoriteit Persoonsgegevens controleert.

De jaarlijkse bijdrage voor het AVG-programma zorgt er ook voor dat je alle nieuwe informatie krijgt die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te kunnen voldoen. Op deze manier hoef je er niet zelf steeds aan te denken. 

 
Hoe lang is mijn abonnement geldig? 

Een account is altijd een jaar geldig. Ruim voor de verloopdatum sturen we informatie over het verlengen van het abonnement. Je kunt dus elk jaar beslissen of je de omgeving wil verlengen.

 
Hoe lang heb ik het AVG-programma nodig? 

Om aan te tonen dat de processen zijn geborgd, doorloop je het stappenplan elk kwartaal of bij grote wijzigingen in de organisatie of ICT-systemen. Is alles nog goed? Dan is geen verdere actie nodig. Zo wel, dan moet je aanpassen en de verklaring opnieuw uitdraaien en opbergen. Belangrijk is, dat je kunt aantonen dat de privacybescherming in je organisatie is geborgd. Dat is immers wat de wetgever eist en waarop de Autoriteit Persoonsgegevens controleert.

 
Kunnen we een 2e inlogmogelijkheid krijgen? 

Je doorloopt het AVG-programma namens de organisatie. Het is op dit moment technisch niet mogelijk om met meerdere inlog-accounts hetzelfde stappenplan in te vullen. Het opvragen van de AVG-verklaring doet altijd één persoon namens de organisatie.

 
Wat doet Stichting AVG met mijn persoonsgegevens? 

Als stichting vragen wij persoonsgegevens voor het juist kunnen informeren van onze deelnemers. In onze privacy policy (gecombineerd met de algemene voorwaarden) leest u daar alles over. Onze privacy policy vindt je hier: https://www.avg-programma.nl/avg/pub/InformatiePagina.php?werkbladid=565

 
Wat mag ik doen met de YouTube video’s in het AVG-programma? 

De video’s in het AVG-programma zijn bedoeld voor gebruik in het programma. Deze video’s zijn niet bedoeld voor verspreiding of te gebruiken los van het AVG-programma.

 
Mag ik de intro video van de AVG-website gebruikt worden op onze eigen website? 

Het is voor non-profit organisaties toegestaan om de video van de AVG-website te gebruiken voor kennisdeling over het onderwerp AVG.

 

3. AVG-programma en Inloggen

Ik ben mijn wachtwoord kwijt, wat nu? 

Je kunt met het e-mailadres het wachtwoord opvragen. Dit doe je door op de inlogpagina te kiezen voor: “Wachtwoord vergeten?”

 
Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? 

Klik na inloggen rechtsboven op je naam. Er verschijnt dan een uitrolvenster met daarin de optie ‘Wachtwoord wijzigen’. In dit scherm geef je eerst je oude wachtwoord in en daaronder twee keer het nieuwe wachtwoord.

 
Ik ben mijn login kwijt, wat nu? 

Je kunt bij gebruikersnaam je e-mailadres invullen en met je wachtwoord inloggen.

 
Kan ik mijn inlognaam aanpassen? 

Het is op dit moment technisch niet mogelijk om de gebruikersnaam aan te passen.

 
Ik kan me niet aanmelden, wat nu? 

Als je problemen hebt met aanmelden doorloop dan de volgende stappen:

  1. Controleer je wachtwoord en je loginnaam/e-mailadres zoals je die per mail hebt ontvangen;
  2. Om in te loggen kun je je loginnaam of je e-mailadres gebruiken in combinatie met je wachtwoord;
  3. Lukt inloggen dan nog niet? Kies dan de optie “Wachtwoord vergeten?” om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.
 
Ik weet mijn inlog niet meer, wat nu? 

Je hebt een inlog per e-mail ontvangen. Zoek in de mailbox op afzender: “contact@avg-programma.nl”. Mocht je de mail niet meer kunnen vinden, stuur dan een bericht naar onderstaand adres om je e-mailadres op te vragen.

info@avgverenigingen.nl

 

4. AVG-verklaring

Wat is de AVG-verklaring? 

De AVG-verklaring is een intern document voor de organisatie waarmee je ook kunt laten zien (als alle stappen doorlopen zijn) dat je alle verplichtingen vanuit de wet hebt uitgevoerd.

 
Wat is de status van de AVG-verklaring? 

De AVG-verklaring is een intern document voor de organisatie. Het document is handig om aan te kunnen tonen wat er gedaan is om aan de AVG te voldoen.

 
Mag ik de AVG-verklaring vaker opvragen? 

Zeker. De AVG-programma omgeving is een werkomgeving waarin je vaker aan de slag zult gaan. Steeds als er iets verandert in de organisatie kun je de stappen bekijken en eventueel aanpassen. Natuurlijk kun je dan weer de AVG-verklaring opvragen.

 
Moet de AVG-verklaring door de Stichting AVG ook getekend worden? 

De AVG-verklaring is een intern document voor de organisatie waar mee je ook kunt laten zien (als alle stappen doorlopen zijn) dat je alle onderdelen van de wet hebt uitgevoerd. Het is dus een zelf-verklaring en deze behoeft dus geen handtekeningen, niet van de Stichting AVG en niet van jezelf.

 
Ik heb per ongeluk de AVG-verklaring opgevraagd, ik was nog niet klaar, gaat er nu iets fout? 

Nee. Alleen de verklaring maakt duidelijk dat nog niet aan alle verplichtingen is voldaan. Dat is geen probleem. Je gaat verder met het invullen en vraagt opnieuw een verklaring aan. Dat kan zo vaak als je wilt. Die verklaring maakt namelijk duidelijk wat je hebt gedaan. Daarnaast is het juist noodzakelijk om het stappenplan regelmatig bij te werken als de situatie wijzigt. Door steeds een AVG-verklaring na een wijziging op te vragen en deze te bewaren, toon je aan dat je regelmatig het proces borgt.

 
Kan ik een voorbeeld krijgen van een AVG-verklaring? 

Ja. Door de AVG-verklaring op te vragen in het stappenplan. Je krijgt de verklaring dan met alle antwoorden die al zijn ingevuld. Is er nog weinig ingevuld, dan krijg je een ‘lege’ verklaring.

Door steeds een AVG-verklaring na een wijziging op te vragen en deze te bewaren, toon je aan dat je regelmatig het proces borgt.

 

5. Inhoudelijke vragen

Waar vind ik een voorbeeld van een privacy policy? 

Een voorbeeld van een privacy policy staat in stap 4 (Juridisch: Privacy policy) van het stappenplan.

 
Waar vind ik een voorbeeld van een verwerkersovereenkomst? 

Een voorbeeld van een verwerkersovereenkomst staat in stap 5 (Juridisch: Verwerkersovereenkomst) van het stappenplan.

 
Waar vind ik een voorbeeld van een geheimhoudingsverklaring? 

Een voorbeeld van een geheimhoudingsverklaring staat in stap 10 (Organisatie: Geautoriseerde medewerkers) van het stappenplan.

 
Waarom is de voorbeeld privacy policy niet specifiek voor mijn situatie? 

Op dit moment is alleen een algemene opzet van een privacy policy in het stappenplan beschikbaar. Voor meer uitgewerkte specifieke voorbeelddocumenten adviseren wij om contact op te nemen met uw vereniging of koepelorganisatie.

Stichting AVG heeft als één van de doelstellingen om algemene informatie te geven over de achtergronden van de AVG, de verplichtingen die daaruit voortvloeien en de mogelijkheden om daaraan te voldoen via het AVG-programma. Er is informatie te vinden op de website en in onze gratis nieuwsbrieven.

Mocht een organisatie extra ondersteuning nodig hebben bij het inhoudelijk uitwerken, dan kan gebruik worden gemaakt van een juridische helpdesk na het sluiten van een abonnement. Ook kan Stichting AVG u in contact brengen met een AVG-professional. Hij of zij zal dan contact met je opnemen en de mogelijkheden voor ondersteuning met u doornemen.

De juridische helpdesk en AVG-professionals staan los van de Stichting AVG en zullen met u de vergoedingen voor hun diensten bespreken.

 
Verwerkersovereenkomsten afsluiten met grote partijen (bank, KvK, belastingdienst, clouddiensten) 

Soms zal de AVG eisen dat je een verwerkersovereenkomst afsluit met grote partijen als banken, de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, softwarebedrijven (Microsoft of Chrome) of Clouddiensten. De ervaring is, dat veel van deze partijen jouw verwerkersovereenkomst niet accepteren omdat ze een eigen overeenkomst hebben. Of omdat in hun voorwaarden al is opgenomen hoe ze met persoonsgegevens omgaan.
In deze gevallen is ons advies: controleer de overeenkomst van de ander (of de voorwaarden) aan de hand van de checklist van het AVG-programma. Als zaken goed geregeld blijken te zijn, heb jij aan je inspanningsverplichting gedaan.

 

6. Branche specifieke vragen

Branche Kinderopvang. Hoe zit het met BSN-nummers? 

Kinderopvangorganisaties zijn wettelijk bevoegd en zelfs verplicht om ten behoeve van de kinderopvangtoeslag ouders/verzorgers te vragen naar hun Burgerservicenummer (BSN) en dat van het kind.

Vervolgens zijn zij dus ook bevoegd om deze BSN-nummers te verwerken in de administratie, maar dan uitsluitend voor dat doel (doelbinding).
De kinderopvangorganisatie dient zijn of haar administratie zodanig in te richten dat deze gegevens intern zijn afgeschermd (adequate beveiligingsmaatregelen zowel technisch als organisatorisch) en alleen toegankelijk zijn voor medewerkers welke betrokken zijn bij de verwerking. 

 
Branche makelaardij. Moet een makelaar een verwerkersovereenkomst met notaris afsluiten voor verwerken van een Koopovereenkomst? 

Bij een dergelijke overgang/transfer mogelijke persoonsgegevens lijkt te vallen onder het recht van dataportabiliteit dat de betrokkene kan uitoefenen. Derhalve zou in een dit geval geen verwerkersovereenkomst nodig zijn om persoonsgegevens in deze relatie te 'transporteren'.